Quản trị hành chính của Giáo hội Phật giáo Việt Nam trong chuyển đổi số

Quản trị hành chính là lĩnh vực lớn của các thiết chế mang tính hội đoàn. Tổ chức càng lớn, sự phức tạp của quản lý hành chính càng cao. Giáo hội Phật giáo Việt Nam không nằm ngoài quy luật ấy. Với đặc điểm là tổ chức tôn giáo với bề dày truyền thống hàng nghìn năm, Giáo hội ta được xây dựng trên nguyên tắc thống nhất ý chí và hành động, thống nhất lãnh đạo và tổ chức; đồng thời tôn trọng và duy trì truyền thống các tổ chức, Hệ phái, cũng như các pháp môn và phương tiện tu hành đúng chính pháp. Đây là cơ sở để hình thành và phát triển lý luận về quản lý hành chính của Giáo hội Phật giáo Việt Nam với tư cách là tổ chức Phật giáo hợp pháp duy nhất đại diện cho hàng triệu thành viên Tăng đoàn trong và ngoài nước. Trong quá trình chuyển đổi số, quản trị hành chính của Giáo hội cũng ứng dụng các thành tựu khoa học và công nghệ số vào công tác để tăng cường hiệu quả quản trị, góp phần phụng sự đạo pháp và dân tộc. 

TỔ CHỨC BỘ MÁY HÀNH CHÍNH GIÁO HỘI PHẬT GIÁO VIỆT NAM

Theo Hiến chương Giáo hội Phật giáo Việt Nam hiện hành, bộ máy hành chính của GHPGVN, đứng đầu là Chủ tịch Hội đồng Trị sự cùng với Ban Thường trực Hội đồng Trị sự GHPGVN. Giáo hội gồm nhiều cơ quan, Ban, Viện, cơ sở tự viện, có quan hệ mật thiết với nhau, tạo thành một thể thống nhất, được tổ chức và hoạt động theo những nguyên tắc chung theo Hiến chương GHPGVN và pháp luật nước ta. 

Theo Hiến chương GHPGVN, bộ máy hành chính của Giáo hội ta gồm các cấp:

– Cấp Trung ương: Hội đồng Chứng minh và các cơ quan của Hội đồng Chứng minh; Hội đồng Trị sự và các cơ quan của Hội đồng Trị sự.

– Cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: Chứng minh Ban Trị sự; Ban Trị sự và các cơ quan của Ban Trị sự Giáo hội Phật giáo Việt Nam tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

– Cấp quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc Trung ương: Chứng minh Ban Trị sự; Ban Trị sự và các cơ quan của Ban Trị sự Giáo hội Phật giáo Việt Nam quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc Trung ương.

– Cấp cơ sở: Ban Quản trị cơ sở tự, viện.

GHPGVN là một tổ chức được cấu thành từ 3 nhân tố quan trọng: Yếu tố, chức sắc và tín đồ cấu tạo thành Giáo hội rất quan trọng, vì chỉ có Giáo hội khi hiện hữu một tập thể tín đồ cùng các chức sắc mới trở thành một tập thể duy nhất, có nguyện vọng chung, có cùng chung một quá trình thành lập Giáo hội, có một ý chí của một tập thể tiến đến một tổ chức hoàn hảo. Yếu tố hệ thống tổ chức là điều kiện để tín đồ và chức sắc cùng thực hiện niềm tin tôn giáo theo một tiêu chí nhất định, thực hiện các sinh hoạt và cùng thực hiện các hoạt động tôn giáo, có đầy đủ pháp nhân, pháp lý. Yếu tố bộ máy Giáo hội tức là hình thức và cơ cấu tổ chức Giáo hội, đây là quyền hạn được xác lập bởi một tập thể tín đồ và chức sắc trong một Giáo hội duy nhất, xác lập quyền lực của Giáo hội.

Như vậy, về pháp lý, Giáo hội là một pháp nhân công pháp, có quyền hạn về đối nội và đối ngoại theo cơ cấu và tổ chức; đồng thời là một pháp nhân, công pháp tối cao và duy nhất nên Giáo hội luôn thể hiện giáo quyền trong đối nội và sự độc lập trong đối ngoại [1].

QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH CỦA GIÁO HỘI TRONG CÔNG CUỘC CHUYỂN ĐỔI SỐ

Trong khoa học quản trị hành chính hiện đại, có hai khái niệm về hành chính: sự phát triển mang tính hành chính và nền hành chính mang tính phát triển. Sự phát triển mang tính hành chính đề cập đến sự phát triển và tăng cường năng lực, kỹ năng của nhân lực, kinh tài, quản trị và xây dựng tổ chức để đảm đương hiệu quả các kế hoạch phát triển. Điều đó cũng đồng nghĩa là củng cố và duy trì quy tắc hiện hữu của tổ chức [2]. Ở một góc độ khác, nền hành chính mang tính phát triển nhắm đến cải tiến và mở rộng chức năng của định chế quản lý để trả lời câu hỏi bản chất sau đây: Những ý tưởng và cơ chế nào của công tác quản trị hành chính có thể dùng như công cụ để phát triển hệ thống kinh tài và mở rộng nền tảng xã hội của tổ chức? [3]. 

Như vậy, cốt lõi quản lý hành chính của Giáo hội là công tác tổ chức bộ máy hành chính, trong đó có mối quan hệ chặt chẽ với toàn bộ các công tác khác của Giáo hội như công tác kinh tài, truyền thông, văn thư-lưu trữ, hoằng pháp… Công tác quản lý hành chính vừa phục vụ kế hoạch phát triển Giáo hội, duy trì các chính sách ổn định, vừa đảm bảo mở rộng uy tín và vị thế của Giáo hội ta. 

Nhìn từ góc độ chuyển đổi số, quản lý hành chính Giáo hội là thế mạnh để nâng cao hiệu quả hoạt động công tác. Bản chất của chuyển đổi số là sự hội tụ của bốn công nghệ đột phá gồm: điện toán đám mây, dữ liệu lớn (big data), internet vạn vật (IoT) và trí tuệ nhân tạo (AI). Sự hội tụ này khiến cho phạm vi hoạt động và ảnh hưởng của chuyển đổi số trở nên hết sức rộng lớn, do đó có nhiều cách nhìn và tiếp cận chuyển đổi số khác nhau [4]. Các nhà lãnh đạo, quản trị nhân sự chú ý đến ảnh hưởng của chuyển đổi số để tái cấu trúc nền kinh tế, ngành nghề, doanh nghiệp và những tác động lên lực lượng lao động. Các nhà quản lý kỹ thuật quan tâm đến việc áp dụng công nghệ số nhằm tạo ra những giá trị kinh tế mới… Ở khía cạnh triển khai thực tiễn, chuyển đổi số là phương tiện/công cụ hỗ trợ thay đổi một ngành nghề hay doanh nghiệp để tồn tại và phát triển trong thời kỳ công nghệ số. Chuyển đổi số nếu được tiến hành một cách có hệ thống và đồng bộ, có thể làm cho một doanh nghiệp, một ngành hay một đất nước cất cánh. Chuyển đổi số thực chất là tên gọi khác của cách mạng 4.0 như Ustundag và Cevikcan đã chỉ ra: “Kỷ nguyên chuyển đổi mà chúng ta đang sống khác các thời đại khác là không chỉ mang đến sự thay đổi quá trình kinh doanh cơ bản mà còn làm nổi bật quan niệm sản phẩm tương tác thông minh thể hiện qua các mô hình kinh doanh theo hướng dịch vụ” [5].

Hiện nay, phạm vi của chuyển đổi số hàm ý của nó đang liên tục biến đổi và tác động của nó vẫn đang tiếp tục được làm rõ. Việc nhầm lẫn hay không phân biệt được rõ ràng sự khác nhau giữa số hóa (digitisation), công nghệ số/ứng dụng công nghệ số (digitalisation/digitalised applications) và chuyển đổi số (digital transformation) là khá phổ biến trên thực tế. Nói một cách tổng quát, số hóa là tạo ra các thông tin đầu vào từ các thông tin thực (dưới các dạng cổ điển, quen thuộc hàng ngày, phổ biến dưới dạng thông tin tương tự (analog) sang dạng số (digital). Công nghệ số/ứng dụng công nghệ số là việc sử dụng các dữ liệu số để thực hiện công việc nhanh và tốt hơn. Chuyển đổi số là sử dụng công nghệ số hay ứng dụng công nghệ số trên cơ sở các dữ liệu số hoặc dữ liệu đã được số hóa để thay đổi mô hình nghiên cứu, sản xuất, kinh doanh nhằm tạo ra nhiều cơ hội và giá trị mới, cải thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động, tính cạnh tranh của tổ chức/cơ quan/doanh nghiệp. Bốn công nghiệp số nền tảng của chuyển đổi số là điện toán đám mây, dữ liệu lớn, internet vạn vật và trí tuệ nhân tạo. Chuyển đổi số không phải là sự nâng cấp liên tục của công nghệ thông tin hay là số hóa quy trình, dữ liệu và thông tin.

Trong công tác quản lý hành chính hiện tại, thiết nghĩ có thể từng bước chuyển đổi số các nội dung sau: Văn phòng hành chính điện tử: Từ tháng 1/2021, Cổng hành chính điện tử của Ban Trị sự GHPGVN tại TP.HCM đã ra mắt. Đây là bước đổi mới về công tác hành chánh của Giáo hội nhằm ứng dụng các tiện ích của công nghệ thông tin, tạo thuận lợi cho Tăng Ni, Phật tử trong liên hệ với Ban Trị sự cũng như đồng bộ hệ thống hành chánh các cấp trực thuộc. Văn phòng hành chính điện tử của Ban Trị sự GHPGVN tại tỉnh Thái Nguyên và Thừa Thiên-Huế cũng ra mắt lần lượt vào tháng 6 và tháng 12/2022.

Văn phòng hành chính điện tử có chức năng gồm: hệ thống quản lý văn bản hành chính, gửi nhận văn thư điện tử, hồ sơ văn bản, phân cấp quản lý hành chính, trao đổi công việc; triển khai hệ thống quản lý nội bộ liên quan đến hồ sơ quản lý Tăng Ni, hệ thống lưu trữ số hoá; triển khai phương thức tổ chức, điều hành các phiên họp trực tuyến trong chương trình hoạt động chung của Trung ương Giáo hội và Phật giáo địa phương. 

Hạng mục quan trọng trong văn phòng hành chính điện tử là số hóa văn bản hành chính. Hệ thống văn bản hành chính đi, đến đang trong quá trình được số hóa, sẽ góp phần giảm thiểu chi phí in ấn, không gian lưu trữ và chi phí chuyển phát, hỗ trợ đắc lực cho hiệu quả hoạt động của văn phòng hành chính điện tử.

Thiết lập hệ thống dữ liệu lớn (big data) trong Giáo hội

Dữ liệu là thứ tài sản vô hình nhưng lại có giá trị hơn nhiều tài sản hữu hình. Dữ liệu là thứ tài sản quý giá không có trong sổ sách kế toán. Xu hướng chuyển dịch từng bước, trước kia phần cứng là quan trọng, rồi phần mềm là quan trọng, còn hiện nay dữ liệu là quan trọng. Dữ liệu chính là bộ nhớ của tổ chức, là nơi lưu giữ tri thức của tổ chức về các điều kiện xung quanh. Trong khi thiết lập hệ thống dữ liệu lớn. Thiết nghĩ, chúng ta cần xây dựng theo hướng chia sẻ thông tin, dữ liệu trong toàn hệ thống hành chính của Giáo hội và đến cả một số cơ quan Nhà nước khi cần thiết. Việc phân cấp, phân tầng thông tin cũng cần thiết. Bởi lẽ, dữ liệu của Tăng Ni, Phật tử, đơn vị thuộc Giáo hội có nhiều nội dung từ thông thường (ai cũng có thể tiếp cận) đến riêng tư, nhạy cảm (thông tin nhân thân, quá trình học vấn…). 

Số hóa văn bản hành chính

Thông thường, trong công tác hành chính thường tồn tại nhiều các đầu việc thủ công có tính chất lặp lại gây mất thời gian và giảm hiệu suất làm việc của người đảm trách. Việc tiêu tốn lượng lớn giấy và không gian lưu trữ dữ liệu gây tốn kém lại dễ hư hỏng do tác động của ngoại cảnh. Sự tra cứu, kiểm soát văn bản giấy cũng rất khó khăn, tốn nhiều thời gian, công sức. Chuyển đổi số sẽ giúp số hóa tài liệu bằng cách chuyển toàn bộ tài liệu bản cứng sang dạng tài liệu mềm (file .docx, file .pdf) thuận tiện cho việc tìm kiếm, đánh giá và chia sẻ thông tin, kéo dài tuổi thọ của tài liệu, tiết kiệm không gian lưu trữ, tiết kiệm nhân lực.

Việc ứng dụng các phần mềm, giải pháp công nghệ vào quá trình xử lý dữ liệu sẽ giúp Giáo hội đơn giản hoá quá trình xử lý và quản trị cơ sở dữ liệu. Trong quá trình chuyển đổi số, có thể ưu tiên chuyển đổi các Chứng Điệp thọ giới và thẻ chứng nhận Tăng Ni. Nên số hóa hai loại thẻ trên từ thẻ giấy truyền thống sang thẻ từ và thẻ số điện tử trên smartphone. Hiện tại các thủ tục để cấp hai loại giấy tờ quan trọng trên đã được số hóa và có thể hoàn thành trên máy tính bảng, smartphone hoặc trên máy vi tính. Song, nếu cấp thẻ từ và thẻ số điện tử sẽ giúp chư Tăng Ni lưu trữ được rất lâu, đi đâu cũng có thể mang theo bên mình, hạn chế tình trạng thất lạc, bị hỏng do dùng lâu ngày, cũng như tránh trường hợp người xấu làm giả giấy tờ của chư Tăng Ni.

Có thể nói, công tác quản trị hành chính của Giáo hội Phật giáo Việt Nam đứng trước tình thế thuận duyên trong công cuộc chuyển đổi số. Giáo hội chung sức cùng chương trình Chuyển đổi số của Chính phủ sẽ tận dụng được cơ hội về nhân lực và chính sách, truyền thông để cải biến toàn diện công tác quản trị hành chính của mình, nhằm phụng sự Phật pháp ngày một xương minh.

Chú thích:

* Thượng tọa Tiến sĩ Thích Minh Nhẫn, Ủy viên Thư ký Hội đồng Trị sự, Phó Tổng biên tập Thường trực Tạp chí Văn Hóa Phật Giáo.

[1] HT. Thích Huệ Thông (11/2021), “Khái quát quản trị hành chánh trong tổ chức Giáo hội Phật giáo Việt Nam”, Tạp chí Văn Hóa Phật Giáo, https://tapchivanhoaphatgiao.com/luu-tru/12368.

[2] Có thể tham khảo thêm Dwight (1964), “Comparative public administration: Prologue, problems and promise”, Comparative Administration Group, American Society for Public Administration.

[3] Có thể tham khảo thêm William Siffin (1976), “Two Decades of Public Administration in Developing Countries”, Public Administrative Review, 36 (Jan/Feb): 61-71. Cả hai tài liệu đều đồng thời đề cập đến công tác hành chính công mà chủ thể là Nhà nước – một thiết chế quyền lực công. Mặc dù khác về bản chất, tuy nhiên định chế tổ chức tôn giáo mà ở đây là Giáo hội Phật giáo Việt Nam cũng mang một sức mạnh hiệu triệu dựa trên uy tín về đạo pháp và truyền thống, cũng như vị thế được định rõ trong pháp luật Việt Nam. Chính điều đó mang đến một “soft power” để Giáo hội có thể tham khảo cách thức vận hành hành chính công cộng vào quản trị Giáo hội.

[4] Thomas M. Siebel, Chuyển đổi số (Digital Transformation), Phạm Anh Tuấn dịch. Nhà xuất bản Tổng hợp Tp. Hồ Chí Minh, 2019.

[5] Alp Ustundag and Emre Cevikcan, Industry 4.0: Managing Digital Transformation. Springer Series in Advanced Manufacturing, 2018. DOI: 10.1007/978-3-319-57870-5.