Hiến chương Vesak Liên Hiệp Quốc

CHƯƠNG I : SỰ THÀNH LẬP TỔ CHỨC

1.1    Tên gọi của tổ chức

1.1.1   Cộng đồng Phật giáo thế giới tưởng niệm Đại lễ Tam hợp Liên hợp quốc được biết đến qua danh xưng “Uỷ ban Tổ chức quốc tế” viết tắt là IOC trong tiếng Anh hay “Uỷ ban” trong tiếng Việt.  

1.2    Sự thành lập Uỷ ban tổ chức quốc tế  

1.2.1   IOC bao gồm đại diện các truyền thống Phật giáo của nhiều quốc gia với mục đích tưởng niệm và kính mừng ngày đại lễ Vesak Liên hợp quốc (gọi tắt là UNDV trong tiếng Anh) hàng năm theo tinh thần của nghị quyết do Đại hội đồng Liên hợp quốc thông qua tại phiên họp 54, mục 174 của chương trình nghị sự Liên hợp quốc ngày 15-12-1999.  

1.2.2   Ngày Vesak Liên hợp quốc là ngày Đại lễ Tam hợp mừng đức Phật đản sinh, Thành đạo và nhập Niết-bàn được xem là ngày quốc tế về tôn giáo và văn hoá.  

1.3    Trụ sở của IOC  

1.3.1   Trụ sở của IOC sẽ được đặt tại nơi Chủ tịch của IOC cư trú.  

1.3.2   Văn phòng của Ban Thư ký quốc tế được đặt vĩnh viễn tại trường đại học Mahachulalongkorn, Bangkok , Thái Lan.  

1.4    Việc sử dụng danh xưng IOC  

1.4.1   Việc sử dụng danh xưng của IOC chỉ được giới hạn trong các thành viên của Uỷ ban mà sự gia nhập của họ được IOC ghi nhận.  

1.5    Luật gia nhập  

1.5.1   Tất cả các thành viên gia nhập vào IOC chỉ được phép sử dụng danh xưng “Uỷ ban tổ chức quốc tế” hoặc tên gọi tắt là IOC, theo sau đó là tên của khu vực hoặc quốc gia trong danh xưng.  

1.6    Huỷ bỏ quyền sử dụng  

                   1.6.1      Quyền sử dụng danh xưng sẽ tự động bị tước bỏ khi tính cách gia nhập thành viên hoặc sự thừa nhận chính thức của nhóm đó đã bị chấm dứt hay kết thúc.

CHƯƠNG II : ĐỊNH NGHĨA CÁC KHÁI NIỆM

2.1    Các từ và cụm từ mô tả trong Hiến chương này mang ý nghĩa cụ thể như dưới đây, ngoại trừ mâu thuẫn với ngữ cảnh của Hiến chương:

2.1.1   “Uỷ ban” có nghĩa là Uỷ ban Tổ chức quốc tế Đại lễ Vesak Liên hợp quốc;

2.1.2   “Chủ tịch” có nghĩa là Chủ tịch của Uỷ ban Tổ chức quốc tế đại lễ Vesak Liên hợp quốc;

2.1.3   “Thành viên” có nghĩa là thành viên của Uỷ ban Tổ chức quốc tế Đại lễ Vesak Liên hợp quốc;

2.1.4   “Điều khoản” có nghĩa là các điều khoản, các sửa chữa, bổ sung, tỉnh lược, thay thế từ thời điểm này sang thời điểm khác khi chúng có hiệu lực ứng dụng;

2.1.5   “Nội quy” có nghĩa là nội quy của Uỷ ban Tổ chức quốc tế Đại lễ Vesak Liên hợp quốc vốn được thiết lập và hiệu chỉnh trải qua nhiều giai đoạn;

2.1.6   “IS” có nghĩa là ban thư ký quốc tế;

2.1.7   “IOC” là từ viết tắt và có nghĩa là Uỷ ban Tổ chức quốc tế;

2.1.8   “UNDV” là từ viết tắt trong tiếng Anh của “đại lễ Vesak Liên hợp quốc”;

                        2.1.9      “IBC” là từ viết tắt và có nghĩa là Hội nghị Phật giáo thế giới.

CHƯƠNG III : TUYÊN BỐ CÁC NGUYÊN LÍ VÀ MỤC ĐÍCH

3.1    Tuyên bố về nguyên lý

3.1.1   Các nguyên lý của Uỷ ban Tổ chức quốc tế vốn dựa trên niềm tin về:

3.1.1.1       Tin đức Phật, tin giáo pháp và tin tăng đoàn.

3.2    Mục đích của IOC

3.2.1   Thừa nhận trên toàn thế giới và tổ chức kính mừng ngày Đại lễ Vesak hay ngày lễ Tam hợp, tưởng niệm ngày ra đời, ngày thành đạo và ngày nhập niết-bàn của đức Phật như ngày quốc tế về tôn giáo và văn hoá.

3.2.2   Tăng cường, cỗ vũ và duy trì các hợp tác giữa các truyền thống và tông môn pháp phái Phật giáo trên thế giới, nhằm nuôi dưỡng và bảo hộ văn hoá, triết lý và hành trì Phật giáo vì sự an bình và hạnh phúc của nhân loại.

3.2.3   Tổ chức các hội nghị, hội thảo, diễn đàn, toạ đàm cấp quốc gia và quốc tế nhằm thảo luận các vấn đề tôn giáo, xã hội và học thuật.

3.2.4   Khuyến khích các học giả và các nhà học thuật Phật giáo đối thoại và đóng góp vào việc phát triển phân khoa Phật học và triết học Phật giáo.

3.2.5   Khuyến khích sự thực hành Phật pháp nhằm đáp ứng các thách đố của thế giới mà nhân loại đang đối diện.

3.2.6   Thảo luận các vấn đề liên hệ đến lợi ích chung của cộng đồng Phật giáo thế giới và cân nhắc cẩn trọng bất kỳ vấn đề có thể phát sinh.
3.2.7      IOC cần thừa nhận trong “Tuyên bố chung” các mục đích căn bản  của các thành viên sáng lập trong nỗ lực thiết lập hoà bình trên thế giới.

CHƯƠNG IV : KÍNH MỪNG ĐẠI LỄ PHẬT ĐẢN LIÊN HỢP QUỐC

4.1    Chương trình

4.1.1    Chương trình kính mừng và hội nghị Đại lễ Vesak Liên hợp quốc bao gồm: 

4.1.1.1  Các phiên họp và các nhóm thảo luận của IOC.

4.1.1.2  Các phiên họp về thành viên lưu nhiệm, thành viên không lưu nhiệm và thành viên mới của IOC (bao gồm sự chuyển giao và báo cáo).

4.1.1.3  Các phiên họp về thành viên Ban Thư ký quốc tế được lưu nhiệm, không lưu nhiệm và thành viên mới (bao gồm sự chuyển giao và báo cáo).

4.1.1.4  Các hội nghị, hội thảo, diễn đàn và các hoạt động khác xoay quanh các vấn đề của Liên hợp quốc, Phật giáo và đặc biệt là ngày Đại lễ Vesak (ngày được xem là điểm trọng tâm của Đại lễ).

4.1.1.5  Các vấn đề khác như toạ đàm, thảo luận nhóm và các phiên họp liên hệ trực tiếp đến mối quan tâm và quyền lợi của thành phần dự thính tham gia đại lễ và khuyến khích sự tham dự tối đa từ các tham dự viên chính thức. 

4.2    Ngày và địa điểm

4.2.1   Đại lễ Phật đản phải được tổ chức trọng thể vào trăng tròn tháng 4 AL, tương đương với tháng 5 DL. Ngày và địa điểm tổ chức Đại lễ sẽ được quyết định và thông qua theo biểu quyết quá bán trong số các thành viên IOC hiện diện. 

4.3    Lễ chuyển giao và tiếp nhận 

4.3.1   Chính phủ của nước muốn đăng cai phải gửi công hàm chính thức đến các giới chức hữu quan thể hiện rõ nguyện vọng được chọn làm nước đăng cai Đại lễ Vesak Liên hợp quốc của năm kế nhiệm.

4.3.2   Bản chính của công hàm sẽ được gởi đảm bảo đến Chính phủ của nước đương nhiệm và bộ phận đối tác chịu trách nhiệm tổ chức đại lễ Vesak Liên hợp quốc của năm đó. Một bản khác sẽ được gửi đến Chủ tịch của IOC hiện hành.

4.3.3   Chủ tịch của IOC hiện hành sẽ trình đơn xin đăng cai trước IOC để biểu quyết chọn lựa và tán thành.

4.3.4   Các chuẩn bị cần thiết cần được thực hiện và ghi trong Tuyên ngôn Vesak của năm đó, đồng thời công bố tại lễ bế mạc của ngày Vesak Liên hợp quốc.

4.3.5   Sẽ có lễ thức chuyển giao từ nước đương nhiệm và nước sẽ đăng cai kế nhiệm. Biểu tượng Vesak (có thể là tấm bảng biểu tượng Phật đản hay lá cờ Phật giáo thế giới) sẽ được chuyển giao từ Chủ tịch đương nhiệm của IOC đến đại diện của nước đăng cai kế nhiệm.

4.3.6      Người đại diện phải là thành viên hiện hành của IOC mới có thể làm đại diện cho nước đăng cai kế nhiệm.

CHƯƠNG V : ỦY BAN TỔ CHỨC QUỐC TẾ

5.1    Thẩm quyền được thừa nhận 

5.1.1   Uỷ Ban Tổ Chức Quốc Tế sẽ tiếp nhận và tiếp tục thẩm quyền để chỉ đạo các hoạt động của đại lễ Vesak Liên Hiệp Quốc cũng như Hội nghị Phật giáo quốc tế. 

5.2    Các đặc quyền loại trừ 

5.2.1   IOC sẽ có đặc quyền bầu chọn hay biểu quyết bất kỳ hay tất cả các vấn đề sau đây: 

5.2.1.1  Bầu cử hay công cử thành viên mới vào IOC, ngoại trừ nước đăng cai kế nhiệm là nước đăng cai mới của đại lễ Vesak Liên Hiệp Quốc.

5.2.1.2  Đồng thuận về việc công cử nhân sự vào các vai trò trong ban thư ký quốc tế, ngoại trừ nước đăng cai kế nhiệm là nước đăng cai mới của đại lễ Vesak Liên Hiệp Quốc.

5.2.1.3  Đồng thuận các phiên họp trù bị và các chuyến thăm viếng hiện trường nơi đại lễ Vesak Liên Hiệp Quốc sẽ được diễn ra.

5.2.1.4  Quyết định nước nào sẽ là nước đăng cai đại lễ Vesak Liên Hiệp Quốc cho năm kế tiếp. 

5.3    Các nhiệm vụ cụ thể 

5.3.1   Uỷ Ban Tổ Chức Quốc Tế sẽ: 

5.3.1.1  Tiếp nhận và thực hiện các báo cáo của chủ tịch và phó chủ tịch.

5.3.1.2  Tiếp nhận và thực hiện các báo cáo cũng như các góp ý về chính sách từ các thành viên IOC.

5.3.1.3  Tiếp nhận và thực hiện các hoạt động và góp ý về dự án từ ban thư ký quốc tế.

5.3.1.4 Thành lập các ban trực thuộc để triển khai công tác của đại lễ (chẳng hạn như ban điều phối, ban dự thảo tuyên ngôn Phật đản, ban tổ chức chương trình và sự kiện). 

5.4    Các phiên họp 

5.4.1   Các phiên họp của IOC sẽ được tổ chức trong thời điểm khi các nhu cầu đã đảm bảo được sự thuận lợi của kế hoạch đại lễ Vesak Liên Hiệp Quốc cũng như sự tham dự Hội nghị Phật giáo thế giới. Các phiên họp đặc biệt sẽ được thiết lập trên cơ sở đồng thuận của quá bán số thành viên IOC theo thể thức bỏ phiếu qua thư tín hay điện thư.

5.4.2   Chỉ số biểu quyết của các phiên hợp chỉ có giá trị khi có ít nhất 1/3 thành viên hiện diện.

5.4.3   Nếu chỉ số biểu quyết không thành, thì chủ tịch IOC sẽ được trao thẩm quyền thành lập uỷ ban đặc biệt để điều phối các chức năng.

5.5    Thành phần dự thính

        5.5.1      Tất cả các cựu thành viên của IOC tham dự phiên họp IOC sẽ được xem là người dự thính, không có quyền biểu quyết, ngoại trừ trường hợp được chấp nhận trong Hiến chương này.

CHƯƠNG VI : THÀNH PHẦN ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG

6.1    Bầu chọn Chủ tịch  

6.1.1   Việc bầu chọn Chủ tịch của IOC phải thuộc về thành viên của IOC hiện hành.

6.1.2   Nếu nước muốn đăng cai kế nhiệm có từ hai thành viên trở lên thì:  

6.1.2.1  Các thành viên của nước đăng cai kế nhiệm sẽ tự bầu chọn ai là Chủ tịch và công bố kết quả bầu chọn cho toàn bộ thành viên của IOC. 

6.1.2.2  Nếu có những mâu thuẫn về quyền lợi và các thành viên IOC trong nước muốn đăng cai kế nhiệm không thể đạt được sự thoả thuận giữa họ thì việc bầu chọn Chủ tịch sẽ thuộc về quyền biểu quyết của tất cả thành viên IOC thông qua sự đầu phiếu quá bán. Chủ tịch IOC tiền nhiệm sẽ là người điều khiển bầu cử.   

6.2.2   Chủ tịch sẽ có quyền hạn tái cấu trúc, sau khi tham khảo với IOC, và công cử thay thế vào các vai trò khuyết trống trong các Uỷ ban và các ban trực thuộc cho đến khi hết thời hạn tổ chức đại lễ Vesak hiện hành.   

6.2    Các nhân viên được bầu chọn   

6.2.1   Tính cách thành viên của IOC sẽ là sự bầu chọn nội bộ giữa các thành viên có khả năng nắm giữ và thực hiện các nhiệm vụ văn phòng nhằm phục vụ với tư cách nhân viên của IOC. Các nhân viên được bầu chọn trong IOC bao gồm:   

6.2.1.1  Sáu (6) Phó Chủ tịch.   

6.2.2   Các vai trò Phó Chủ tịch được bầu chọn phải là tu sĩ Phật giáo. 

6.2.3   Ít nhất hai (2) vị Phó Chủ tịch thuộc về nước đăng cai.  

6.3    Các nhân viên công cử   

6.3.1   Chủ tịch sẽ công cử từ các thành viên không nắm giữ chức vụ trong mục 6.2 vào các vai trò hoạt động dưới sự chỉ đạo của chủ tịch. Các nhân viên này sẽ có khả năng nắm giữ và tiến hành các nhiệm vụ của văn phòng nhằm phục vụ với tư cách nhân viên của IOC. Các nhân viên công cử bao gồm:  

6.3.1.1  Một (1) Tổng Thư ký.

6.3.1.2  Ba (3) Phó Tổng Thư ký. 

6.3.2   Ít nhất hai (2) vị Phó Tổng Thư ký phải thuộc về các nước không đăng cai. 

6.4    Chủ tịch vừa hết nhiệm kỳ 

6.4.1   Vị Chủ tịch vừa hết nhiệm kỳ sẽ trở thành Chủ tịch danh dự của nước đăng cai kế nhiệm đại lễ Vesak Liên hợp quốc. 

6.5    Nhiệm vụ chính của văn phòng 

6.5.1   Văn phòng của IOC sẽ: 

6.5.1.1  Tiến hành nhiệm vụ do Chủ tịch phân công.

6.5.1.2  Thông qua Chủ tịch, tiến hành góp ý IOC về các nhiệm vụ được giao phó.

6.5.1.3  Tham dự các phiên họp của IOC.

6.5.1.4  Quảng bá mục đích của IOC.

6.5.1.4  Hành xử theo cách mang lại lợi ích cho văn phòng của IOC.

6.6    Bầu chọn 

6.6.1   Các nhân viên được đề cập ở mục 6.2 sẽ được các thành viên IOC bầu chọn. 

6.7    Bầu phiếu theo quá bán 

6.7.1   Phương thức đầu phiếu quá bán sẽ được tiến hành đối với các nhân viên được bầu chọn. 

6.8    Nhiệm kỳ của văn phòng 

6.8.1   Nhiệm kỳ của văn phòng của mỗi nhân viên IOC sẽ là một năm, bắt đầu từ ngày kết thúc đại lễ Vesak Liên hợp quốc của năm hiện hành, kéo theo sự bầu chọn hay công cử và sẽ tiếp tục kéo dài trọn năm được bầu cử hay công cử cho đến khi hoàn tất Đại lễ Vesak năm kế nhiệm.

6.8.2   Ngoại trừ nước đăng cai kế nhiệm cũng chính là nước đăng cai đương nhiệm, IOC sẽ tổ chức phiên họp để tán thành và chấp nhận các nhân viên đương nhiệm và vị trí mà họ đang gánh vác ở các điều khoản 6.1, 6.2, 6.3 và 6.4.

6.8.3   Các thành viên được phép rời khỏi vai trò văn phòng đang đảm trách và việc bầu cử các nhân viên mới cần được tiến hành như ở mục 6.2 hoặc công cử nhân viên như ở mục 6.3.  

6.9    Tình trạng khẩn cấp  

6.9.1   Trong tình trạng đại lễ Vesak Liên hợp quốc hàng năm bị huỷ bỏ, các nhân viên của IOC mặc nhiên được xem là vẫn đang tiếp tục giữ các vai trò của mình vượt khỏi thời gian nhiệm kỳ nêu ở mục 6.8 cho đến lúc việc bầu cử IOC mới được tiến hành như đã quy định ở điều khoản 6.7. 

6.10  Vai trò khuyết trống 

6.10.1 Các vai trò khuyết trống trong văn phòng, không thuộc vai trò của Chủ tịch, sẽ được Chủ tịch công cử điền vào, với sự đồng thuận của IOC.  

6.11  Công phí

6.11.1    Tất cả các nhân viên phục vụ Đại lễ Vesak Liên hợp quốc sẽ không được thưởng công phí bằng lương bổng; ngoại trừ ngân sách có đủ, nước đăng cai sẽ cung cấp công phí cho các nhân viên thực hiện dự án bao gồm tiền vé máy bay khứ hồi, nơi ăn, chốn ở và phương tiện chuyên chở.

CHƯƠNG VII : CHỦ TỊCH

7.1    Nhiệm vụ   

7.1.1   Chủ tịch là người điều hành chính của IOC.

7.1.2   Có thể đề xuất và công cử các thành viên mới vào IOC với sự đồng thuận của IOC.

7.1.3   Thỉnh mời các nhân vật Phật giáo khả kính làm người bảo trợ cho IOC.

7.1.4   Đảm bảo ngân sách của IOC được sử dụng theo cách tốt nhất và hiệu quả nhất.

7.1.5   Vận động ngân sách cho IOC và xin trợ cấp ngân sách từ chính phủ hoặc các thẩm quyền khác về tài chánh.

7.1.6   Các nhiệm vụ khác của chủ tịch   

7.1.6.1  Chủ tịch sẽ chủ toạ tất cả phiên họp của IOC.

7.1.6.2  Chủ tịch sẽ chỉ đạo phương thức chuẩn bị kế hoạch làm việc trong nhiệm kỳ của mình, đồng thời hướng dẫn tất cả các hoạt động của IOC, và nếu có thể sẽ vân du đây đó để làm việc có hiệu quả.

7.1.6.3  Chủ tịch sẽ báo cáo cho IOC diễn tiến của các chuẩn bị cho đại lễ Vesak Liên Hiệp Quốc.

7.1.6.4  Chủ tịch có thể giao quyền làm chủ tịch bất kỳ phiên họp nào cho bất kỳ nhân viên nào do chính ông tin tưởng giao phó.   

7.2    Điều kiện tất yếu   

7.2.1   Chủ tịch phải là thành viên IOC ít nhất một nhiệm kỳ trọn năm.   

7.3    Vai trò khuyết trống   

7.3.1   Kế nhiệm: Trong trường hợp chủ tịch qua đời, mất khả năng, từ chức hoặc các biểu hiện khác không cho phép chủ tịch tiếp tục vai trò của mình, vị phó chủ tịch của nước đăng cai sẽ mặc nhiên trở thành chủ tịch mới và sẽ hoạt động cho đến khi bầu chọn được vị kế nhiệm thích hợp.

7.3.2      Ngày hiệu lực: Người được bầu chọn sẽ tiếp nhận văn phòng chủ tịch ngay lập tức.

CHƯƠNG VIII : CHỦ TỊCH DANH DỰ

8.1    Bầu chọn   

8.1.1   Chủ tịch vừa hết nhiệm kỳ sẽ trở thành chủ tịch danh dự của IOC.   

8.2    Nhiệm vụ   

8.2.1   Trở thành người cố vấn cho chủ tịch mới của IOC.

8.2.2      Thể hiện quyền hạn như chủ tịch điều hành của IOC

CHƯƠNG IX : PHÓ CHỦ TỊCH

9.1    Nhiệm vụ 

9.1.1  Nhiệm vụ của Phó chủ tịch là truyền thông với các thành viên IOC.

9.1.2  Báo cáo cho các thành viên IOC.

9.1.3  Điều phối, hướng dẫn và chủ toạ các phiên họp được đặt cách. 

9.2    Điều kiện tiên quyết

9.2.1     Ngoại trừ nước đăng cai, vị Phó chủ tịch phải là thành viên của IOC ít nhất một nhiệm kỳ trọn năm.

CHƯƠNG X : TỔNG THƯ KÍ

10.1 Công cử 

10.1.1       Tổng thư ký và phó tổng thư ký do chủ tịch công cử. 

10.2 Nhiệm vụ 

10.2.1       Về phương diện hành chánh, tổng thư ký là nhân viên hành chánh chính yếu của IOC. Tổng thư ký sẽ báo cáo trực tiếp với chủ tịch và sẽ chịu trách nhiệm về các hoạt động của IOC và sự ứng dụng các chính sách phù hợp với đường hướng của chủ tịch. Tổng thư ký cũng chính là chủ nhiệm uỷ ban thư ký quốc tế.

10.2.2       Về phương diện tài chánh, tổng thư ký sẽ có thẩm quyền tiếp nhận quỹ và hoàn trả chi phí trong giới hạn cho phép của ngân sách, và dưới sự chỉ đạo của các thẩm quyền hữu quan và sẽ giữ gìn các giấy tờ sổ sách liên hệ đến toàn bộ hoạt động của IOC. 

10.3.3       Các nhiệm vụ khác: Tổng thư ký còn có các nhiệm vụ sau đây: 

10.3.3.1     Thực hiện các nhiệm vụ được chủ tịch giao phó.

10.3.3.2      Đề nghị lên chủ tịch về các nhiệm vụ được giao phó.

10.3.3.3      Tham dự tất cả phiên họp của IOC.

10.3.3.4      Quảng bá mục đích của IOC.

10.3.3.5       Hành xử theo cách mang lại lợi ích cho IOC.

CHƯƠNG XI : THÀNH VIÊN

11.1 Bầu chọn 

11.1.1       Việc bầu chọn các thành viên IOC sẽ được dựa trên khả năng kinh nghiệm.  

11.1.1.1 Các thành viên IOC phải là những người được bầu chọn vào các văn phòng quốc gia, khu vực hay tổ chức Phật giáo địa phương. 

11.2 Đề cử và chấp thuận 

11.2.1       Tiến trình bầu chọn thành viên mới sẽ được áp dụng sau khi quyết định nước nào là nước đăng cai kế nhiệm. 

11.2.1.1Tên họ của các ứng cử viên sẽ được trình lên chủ tịch mới để thẩm định về tiêu chuẩn và khả năng thực hiện công việc.

11.2.1.2 Các thành viên IOC đương nhiệm sẽ khảo sát các thông tin được cung cấp và nếu không bị phản đối sẽ được bầu chọn theo biểu quyết quá bán. 

11.3 Nhiệm vụ  

11.3.1      Các thành viên mới sẽ tiến hành trách nhiệm của mình trong việc xác định các tổ chức, trường viện Phật giáo quan trọng cũng như lãnh đạo và các học giả Phật giáo trong lãnh vực của họ.

11.3.2       Các thành viên sẽ đóng vai trò các kênh thông tin giữa các thành phần đối tác liên hệ đến các kế hoạch và chức năng, bao gồm du lịch, cư trú và các dữ liệu quan trọng liên hệ đến các chương trình của IOC.  

11.4 Huỷ bỏ tư cách thành viên 

11.4.1       Tính cách thành viên IOC sẽ bị huỷ bỏ và kết thúc trong tình huống:

11.4.1.2 Thành viên không đủ khả năng đóng góp cho IOC trong nhiệm kỳ của mình sẽ bị thay thế bằng người khác thích hợp hơn và có khả năng thực hiện nhiệm vụ như ở điều khoản 11.3.

CHƯƠNG XII : THƯỜNG TRỰC CỦA BAN THƯ KÍ QUỐC TẾ

12.1 Bầu chọn 

12.1.1       IOC sẽ công cử các thành viên có năng lực vào vai trò ban thư ký quốc tế.

12.1.2       Các nhân viên được công cử vào ban thư ký quốc tế bao gồm: 

12.1.2.1   Năm (5) thành viên của uỷ ban.  

12.1.3       Tổng thư ký cũng nằm trong danh sách năm thành viên của ban và sẽ làm chủ nhiệm ban thư ký quốc tế.

12.1.4       Các vai trò khác trong uỷ ban sẽ được chủ nhiệm ban thư ký quốc tế bầu chọn.  

12.2 Nhiệm vụ  

12.2.1       Các nhân viên của ban thư ký quốc tế sẽ: 

12.2.1.1      Tiến hành các nhiệm vụ do chủ nhiệm giao phó. 

12.2.1.2      Đề nghị lên chủ nhiệm về các nhiệm vụ được giao phó. 

12.2.1.3      Tham dự tất cả phiên họp của IOC và ban thư ký quốc tế. 

12.2.1.4      Quảng bá mục đích của IOC. 

12.2.1.5      Hành xử theo cách mang lại lợi ích cho IOC. 

12.3 Chuẩn bị  

12.3.1       Các nhân viên của ban thư ký quốc tế sẽ thành lập hồ sơ sau đây, thiết lập liên lạc và phối tác với bộ phận kế hoạch địa phương của nước đăng cai đại lễ Vesak Liên Hiệp Quốc. 

12.3.1.1   Tạo ra chuẩn mực về danh sách hành động để đại lễ được hoàn thành tốt đẹp sau khi đã khảo sát tiên khởi trong vòng ba tháng đầu kể từ khi đại lễ Vesak tiền nhiệm được kết thúc.

12.3.1.2   Tổ chức hồ sơ kế hoạch tiền hội nghị từ 9 đến 6 tháng trước đại lễ: 

12.3.1.2.1      Hồ sơ thư mời.

12.3.1.2.2      Hồ sơ quan hệ quần chúng và phương tiện thông tin đại chúng.

12.3.1.2.3      Hồ sơ biên tập.

12.3.1.2.4      Hồ sơ ngân sách và hậu cầu.

12.3.1.2.5      Hồ sơ kế hoạch hội nghị và đại lễ.  

12.3.2       Thành lập các ban trực thuộc để quản lý chi tiết của hội nghị từ tháng thứ ba đến lúc tổ chức đại lễ:  

12.3.2.1      Quản trị và huấn luyện tình nguyện viên 

12.3.2.2      Chi tiết hoá các hoạt động của các ban để quản lý đại lễ và hội nghị (chẳng hạn như phương tiện chuyên chở, ăn ở, tiếp tân, an ninh, xuất bản, cách thực hiện, ban thư ký quốc tế, quản trị mục đích, biên tập, tin tức và phương tiện thông tin đại chúng, công nghệ và đối phó khủng hoảng v.v…).  

12.3.3       Thành lập uỷ ban quản trị các khảo cứu hậu hội nghị và thành lập các tiêu chuẩn mới và những lời khuyên hữu ích cho đại lễ Vesak các năm sau.  

12.3.3.1Thành lập uỷ ban khảo sát hậu đại lễ để đánh giá các hoạt động và thực hiện của đại lễ.

12.3.3.2Thành lập danh sách khảo cứu và bảng câu hỏi, kiểm tra sổ sách và đánh giá chất lượng thực hiện đại lễ.

12.3.3.3Biên tập và xuất bản kỷ yếu của đại lễ và hội nghị.

12.3.3.4Tiếp tục các công việc kéo theo và giao lại nhiệm vụ cho nhóm thư ký quốc tế của nước đăng cai kế nhiệm, ngoại trừ các nhân sự được lưu nhiệm trong nhóm thư ký quốc tế. 

12.4 Nhiệm kỳ  

12.4.1       Nhiệm kỳ văn phòng của các nhân viên là một năm, bắt đầu từ ngày kết thúc đại lễ Vesak Liên Hiệp Quốc của năm hiện hành, kéo theo sự bầu chọn hay công cử và sẽ tiếp tục kéo dài trọn năm được bầu cử hay công cử cho đến khi hoàn tất đại lễ Vesak năm kế nhiệm.

12.4.2       Ngoại trừ nước đăng cai kế nhiệm cũng chính là nước đăng cai tiền nhiệm, IOC sẽ tổ chức phiên hợp để tán đồng các nhân viên hiện hữu và văn phòng đang nắm giữ như đã nêu trong điều khoản 12.1.

12.4.3       Các thành viên được quyền rời khỏi văn phòng của mình và các nhân viên mới sẽ được đề cử thay vào.

12.4.4       Đối với các thành viên nào không đủ năng lực để thực hiện nhiệm vụ của mình thì chủ nhiệm được quyền thay thế thành viên khác, bằng cách đề nghị chủ tịch IOC bầu chọn thành viên mới tham gia vào ban thư ký quốc tế. 

12.5 Tình trạng khẩn cấp 

12.5.1       Trong tình huống đại lễ Vesak Liên Hiệp Quốc hàng năm bị huỷ bỏ, các nhân viên của ban thư ký quốc tế mặc nhiên được xem là vẫn đang tiếp tục giữ các vai trò của mình vượt khỏi thời gian nhiệm kỳ nêu ở mục 12.

12.6 Công phí

12.6.1   Tất cả các nhân viên phục vụ đại lễ Vesak Liên Hiệp Quốc sẽ không được thưởng công phí bằng lương bổng; ngoại trừ ngân sách có đủ, nước đăng cai sẽ cung cấp công phí cho các nhân viên thực hiện dự án bao gồm tiền vé máy bay khứ hồi, nơi ăn, chốn ở và phương tiện chuyên chở