GS.TS. Lê Bá Trình trao đổi Kỹ năng thu thập và xử lý thông tin

Giáo sư Tiến sĩ Lê Bá Trình, Nguyên Phó Chủ tịch TƯ MTTQVN, Giảng viên Trường Đại học Nhân văn Thủ đô Hà Nội, TP. HCM cho biết:

Thông tin là một nhu cầu, là một điều kiện và động lực của con người góp phần phát triển của nhân loại. Nếu không có thông tin thì cuộc sống sẽ không phát triển được, đặc biệt ngày nay khoa học công nghệ đang phát triển thì thông tin càng đóng vai trò quan trọng trong đời sống xã hội. Bên cạnh đó, xã hội cũng hứng chịu nhiều tác động tiêu cực trong những khủng hoảng mà truyền thông mang lại.

Mặt khác, trong một cộng đồng của xã hội, một tổ chức kể cả các tổ chức tôn giáo có nhiều cá nhân, nhóm hay bộ phận khác nhau họ khác nhau về xu hướng, quan điểm, quyền lợi vì thế trong quá trình sinh hoạt, làm việc cùng nhau đôi lúc ảy sinh mâu thuẫn. Sự mâu thuẫn, chống đối đó nếu không được xử lý kịp thời và hiệu quả thì sẽ phát triển ngày càng cao, dẫn đến xung đột lẫn nhau.

Xử lý thông tin, giải quyết những điểm nóng xảy ra trong đời sống xã hội, trong tôn giáo nói chung và trong sinh hoạt phật sự nói riêng là một trong những yêu cầu, nhiệm vụ để bảo đảm sự ổn định của xã hội, là nhiệm vụ tuyên quyết để thực hiện phương châm: Tốt đời, đẹp đạo. muốn giải quyết điểm nóng thì chúng ta phải kịp thời tiếp nhận, xử lý thông tin của nó.

Tiếp nhận thông tin là quá trình xác định nhu cầu thông tin, tìm nguồn thông tin, tập hợp thông tin của những vấn đề, nội dung, sự kiện liên quan đến lĩnh vực nhất định trong đời sống. Quá trình tiếp nhận thông tin vừa là bị động và vừa là chủ động của chủ thể.

Xử lý thông tin là hoạt động phân tích, phân loại thông tin theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định, trên cơ sở đó đưa ra các biện pháp giải quyết vấn đề đó. Xử lý thông tin là quá trình đối chiếu, chọn lọc, chỉnh lý, biên tập thông tin theo mục đích, yêu cầu xác định. Đây là công việc bắt buộc nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả sử dụng thông tin, tránh sự quá tải, nhiễu thông tin. Xứ lý thông tin là việc sắp xếp, phân tích các dữ liệu có được theo yêu cầu, tiêu chí cụ thể một cách khoa học, chính xác, khách quan nhằm cung cấp những cơ sở để xem xét, giải quyết vấn đề.

Thông qua việc kiểm tra tính chính xác, tính hợp lý của các tài liệu, số liệu; hệ thống hóa, phân tích tổng hợp số liệu, tài liệu; chỉnh lý chính xác số liệu, tài liệu để chúng phản ánh được tình hình, xác định đúng bản chất của các sự việc, các hoạt động, từ đó đưa ra các giải pháp, phương án cho các quyết định quản lý dưới các hình thức kiến nghị, đề xuất sáng kiến giải quyết, ban hành các văn bản thích hợp.

Đây là khâu then chốt, phản ánh nội dung trọng tâm hoặc kết quả cần đạt tới của quy trình thông tin, bởi lẽ kết quả của nó là tạo lập những thông tin mới phục vụ trực tiếp cho hoạt động của cơ quan, tổ chức. Chính điều đó làm cho hoạt động xử lý thông tin khác biệt với hoạt động lưu trữ, thư viện, bảo tàng, mặc dù trong mọi hoạt động này đều tiến hành công tác thu thập, xử lý, bảo quản và tổ chức sử dụng thông tin.

Trong thời đại ngày nay việc xử lý thông tin không chỉ được thực hiện bằng mỗi trí tuệ con người, mà còn được trợ giúp bởi nhiều thiết bị kỹ thuật ngày càng hiện đại và “thông minh hơn”. Điều đó cũng đòi hỏi, người xử lý thông tin phải đạt tới những trình độ nhất định và ngày càng phải tự hoàn thiện mình, nâng cao tri thức chuyên môn.

Nhờ có thông tin mà các nhà quản lý có thể giải quyết đúng đắn và hiệu quả các vấn đề sau:

+ Nhận thức vấn đề cần phải lập kế hoạch và ra quyết định

+ Xác định cơ hội cũng như thách thức đối với tổ chức

+ Xác lập các cơ sở tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng các mục tiêu.

+ Lựa chọn các phương án để thực hiện các quyết định quản lý

Quá trình thu thập thông tin luôn đối mặt với hai vấn đề hoặc quá tải thông
tin hoặc thiếu các thông tin cần thiết. Sự quá tải về thông tin dẫn đến trong việc
khó khăn lựa chọn những thông tin phản ánh đầy đủ nhất, toàn diện nhất về bản
chất sự việc, hiện tượng và tạo sức ép phải thu thập thêm thông tin vì tâm lý
không muốn bỏ sót thông tin dù thông tin thu thập được có thể đã đến mức bão
hoà. Sự quá tải về thông tin cũng dẫn đến khó khăn cho quá trình xử lý.

Việc xử lý nhiều thông tin vừa đòi hỏi thời gian vừa đòi hỏi nhiều nguồn lực và kỹ năng xử lý thông tin. Trái ngược với sự quá tải về thông tin là tình trạng thiếu thông tin hữu ích. Việc thiếu thông tin hữu ích dẫn đến để có thể có đủ thông tin cho quá trình giải quyết công việc cần phải tốn nhiều thời gian và nguồn lực hơn để thu thập. Mặt khác, do thiếu thông tin hữu ích nên cho dù cố gắng thu thập thông tin thì thông tin thu thập được có thể không phản ánh hết được bản chất của đối tượng, dẫn đến có thể nhận thức sai lệch về đối tượng. Việc thiếu thông tin hữu ích dẫn đến quá trình xử lý thông tin khó tìm ra bản chất, ý nghĩa của thông tin. Bởi lẽ, thông tin chỉ có ý nghĩa thống kê khi đạt đến một định mức nhất định.

Trong suốt gần 02 giờ đồng hồ thông qua sự chia sẻ hết sức cụ thể, rõ ràng, xúc tích của Giáo sư Tiến sĩ Lê Bá Trình tất cả học viên đã lắng nghe, tiếp thu trong niềm hoan hỷ vô biên.

Tin, ảnh: Hương Đạo